Datenklassifikation, die im Alltag funktioniert – nicht nur auf dem Papier.
Viele Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihre sensiblen Informationen zu schützen – nicht nur vor Angriffen, sondern auch vor unbeabsichtigtem Abfluss, Missbrauch oder fehlender Nachvollziehbarkeit. Klassifizierungen und Schutzmaßnahmen müssen daher praxisnah sein: verständlich für Anwender, wirksam für Audits und flexibel für neue Anforderungen.
Genau hier setzt mein Ansatz an. Gemeinsam entwickeln wir ein Schutz- und Klassifizierungskonzept, das in der Praxis funktioniert – mit Microsoft Purview, nachvollziehbaren Richtlinien, klaren Zuständigkeiten und technischer Umsetzung auf allen Ebenen: SharePoint, Exchange, Teams und mehr.
Von der Idee zur Struktur – was Sie konkret bekommen
Ich helfe Ihnen, Ihr individuelles Informationsschutzsystem aufzusetzen – verständlich, auditfähig und erweiterbar. Das beinhaltet:
- ein durchdachtes Klassifizierungsmodell, das Ihre Informationen sinnvoll einordnet
- sprechende Labels, die Ihre Mitarbeitenden verstehen und korrekt anwenden können
- automatisierte Schutzmaßnahmen, die intern wie extern greifen (z. B. Verschlüsselung, Watermarking, Zugriffsrechte)
- und eine technische Umsetzung in Microsoft Purview, die wartbar und erweiterbar bleibt
Dabei orientieren wir uns an Ihren regulatorischen Anforderungen (z. B. ISO 27001, NIS2, TISAX) und an den Abläufen und Rollen in Ihrem Unternehmen.
Beispiel: So könnte Ihre Klassifizierungslogik aussehen
Ein Labeling-System, angelehnt an eine Ampel, das in vielen Kundenprojekten erfolgreich eingesetzt wird – individuell anpassbar auf Ihre Anforderungen:
In Ihrem Projekt entwickeln wir eine Variante, die genau zu Ihrer Organisation, Ihren Datenschutzrichtlinien und Ihrer Risikoeinschätzung passt.
Nachvollziehbarkeit schafft Vertrauen – intern wie extern
Ein gutes Klassifizierungssystem wirkt nicht nur präventiv, sondern auch rückblickend nachvollziehbar. Das bedeutet: Jeder Zugriff, jede Klassifizierung und jede Änderung an sensiblen Informationen lässt sich lückenlos belegen – revisionssicher, transparent und standardkonform.
Mit Microsoft Purview und den integrierten Audit-Funktionen schaffen wir die technischen Voraussetzungen dafür, dass Sie jederzeit zeigen können:
- Welche Daten wie klassifiziert wurden
- Wer wann auf welche sensiblen Inhalte zugegriffen hat
- Welche Schutzmaßnahmen aktiv waren (z. B. Verschlüsselung, Blockierung, Zugriffseinschränkungen)
- Ob und wie externe Personen einbezogen waren
Diese Nachvollziehbarkeit ist nicht nur ein zentrales Element bei Audits nach ISO, TISAX oder NIS2, sondern auch intern hilfreich: Sie schafft Klarheit bei Sicherheitsvorfällen, verhindert Schuldzuweisungen und erleichtert das kontinuierliche Optimieren Ihrer Richtlinien.
Schon mit Business Premium möglich
Viele Unternehmen glauben, dass ein wirksames Labeling, Datenschutzfunktionen oder Dokumentenschutz nur mit einer Microsoft E5-Lizenz realisierbar sind. Aber:
Bereits mit Microsoft 365 Business Premium stehen Ihnen die zentralen Funktionen zur Verfügung, um sensible Daten effektiv zu klassifizieren und zu schützen.
Dazu gehören:
- Erstellung und Anwendung von Sensitivity Labels (Vertraulichkeitsbezeichnungen)
- Steuerung von Zugriffsrechten, Kopierschutz, Druckverbot, Weiterleitungsschutz
- Integration in Office, Outlook, SharePoint und Teams
- Technischer Zugriffsentzug, auch nach Versand der Datei
Sicherheit, die geprüft und gelebt werden kann
Ihr Labeling-System ist kein Papiertiger, sondern ein lebendiger Bestandteil Ihrer Sicherheitskultur. Es ist:
- auditfähig – für ISO, TISAX, DSGVO oder branchenspezifische Prüfungen
- erweiterbar – wenn sich Prozesse, Teams oder Anforderungen ändern
- verständlich – mit minimalem Schulungsaufwand für Anwender
- wirksam – weil Schutz und Klassifikation technisch durchgesetzt werden
Für IT-Leitung und Geschäftsführung gleichermaßen relevant
IT-Leitung erhält ein Werkzeug, mit dem Zugriffe, Schutzmaßnahmen und Compliance-Anforderungen zentral steuerbar und nachvollziehbar sind.
Geschäftsführung und Inhaber gewinnen Sicherheit, dass ihr Unternehmen rechtskonform, professionell und effizient mit sensiblen Informationen umgeht.
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Wir besprechen in 30 Minuten was für Sie eine passende Herangehensweise wäre.
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Praxisbeispiele
1. Zugriff entziehen – selbst wenn die Datei längst übergeben wurde
Ein häufiges Szenario aus der Praxis:
Die Geschäftsleitung und die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens arbeiten eng mit einem externen Steuerberater zusammen. Im Alltag werden regelmäßig sensible Dokumente ausgetauscht – per E-Mail oder über einen freigegebenen Datenbereich. Der Steuerberater speichert diese Unterlagen lokal auf seinen Systemen ab um sie dort weiterzuverarbeiten.
Doch was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet?
Zwar regeln Verträge und Datenschutzvereinbarungen, dass überlassene Dokumente zu löschen sind – aber verlassen möchten Sie sich darauf nicht allein. Genau hier entfaltet ein gut konfiguriertes Labeling seine volle Wirkung.
Mit Microsoft Purview können Sie ein entsprechendes Label – z. B. „Vertraulich – Geschäftsleitung & Fibu“ – auf alle relevanten Dokumente anwenden. Dieses Label bleibt dauerhaft mit dem Dokument verknüpft – unabhängig davon, wo es sich gerade befindet. Wird dem externen Steuerberater nun im Nachgang die Berechtigung für dieses Label entzogen, verliert er automatisch den Zugriff auf alle damit geschützten Dateien – selbst wenn diese physisch auf seinem Laptop gespeichert sind.
Er kann die Datei zwar noch sehen – aber nicht mehr öffnen, bearbeiten oder kopieren.
Ein echter Sicherheitsgewinn, der organisatorische Maßnahmen technisch ergänzt und absichert.
2. Bewerbungen schützen – gezielt, nachvollziehbar und datensparsam
In einem Unternehmen laufen Bewerbungen zentral in einem eigenen Postfach ein. Die Personalabteilung sichtet die Unterlagen und leitet geeignete Bewerbungen zur weiteren Einschätzung an Bereichs- und Standortleiter weiter. Die Herausforderung: Die Bewerbungsunterlagen enthalten personenbezogene, sensible Daten – und diese sollen keinesfalls unkontrolliert im Unternehmen verteilt oder gespeichert werden.
Was also tun, um Transparenz und Mitbestimmung bei der Bewerberauswahl zu ermöglichen, ohne dabei gegen Datenschutzprinzipien wie Zweckbindung, Datensparsamkeit oder Zugriffskontrolle zu verstoßen?
Die Lösung: Ein spezifisches Label, das automatisiert auf alle eingehenden Bewerbungen angewendet wird – z. B. „Vertraulich – Bewerbung“.
Dieses Label steuert nicht nur den Zugriff technisch, sondern kann zusätzlich mit eingeschränkten Berechtigungen verknüpft werden:
- Die E-Mails dürfen nicht weitergeleitet werden
- Die Anhänge dürfen weder gespeichert noch gedruckt noch kopiert werden
- Die Inhalte können nur im Lesemodus angezeigt werden – und auch nur von explizit berechtigten Personen
Damit wird sichergestellt, dass nur die jeweils freigegebenen Personen die Bewerbungen sichten können – und auch nur für den vorgesehenen Zweck und Zeitraum. Eine unkontrollierte Verbreitung wird unterbunden, und das Unternehmen kann jederzeit belegen, dass Bewerberdaten gemäß DSGVO behandelt wurden.
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